Долговое право        10 сентября 2018        39         0

Как сшивать документы нитками

Приступая к сшиванию документа, нужно убедиться, что вы имеете всё необходимое под рукой. Кроме самого дела вам понадобятся специальные нитки и игла, а также шило. Используются суровые нитки, банковский шпагат или прошивные нитки ЛШ-210. Последние являются наиболее часто используемыми в делопроизводстве.

Как правильно сшивать бухгалтерские документы

  • название данного документа;
  • дата составления описи;
  • аннотация;
  • непосредственная опись – таблица, в которой указан порядковый номер, дата и название документа, номер листов, на которых он расположен, их количество и возможные примечания;
  • в конце содержится информация об итоговом количестве документов (цифровое значение и прописью).
  1. Удалить скрепки, скобы из документа.
  2. Аккуратно и ровно уложить листы, проверить для надежности нумерацию.
  3. В зависимости от толщины получившейся пачки взять шило или иголку и, отступив от края, сделать сквозные отверстия в количестве не меньше 3. Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5-3 сантиметра друг от друга. Среднее отверстие должно быть по центру.
  4. В зависимости от толщины, получившейся стопки бумаг, взять нитку длиной 70-80 сантиметров.
  5. Вдеть иголку снизу с тыльной стороны документа в центральное отверстие.
  6. Провести сверху в крайнее верхнее отверстие.
  7. Затем через обратную сторону документа в крайнее нижнее.
  8. Возвращаемся в центральное через лицевую сторону.
  9. После такого прошивания нитка окажется с тыльной стороны. Если прошивается документ с большим количеством листов, то подобную манипуляцию следует провести несколько раз для их закрепления.
  10. Завязать узел на обороте. Остаток должен получиться длиной не менее 8 сантиметров.
  11. На получившийся узел наклеить отрезок бумаги в виде прямоугольника. На которой заранее делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано.____ листов Директор____Фамилия И.О.». Если должность руководителя иная, соответственно она указывается согласно документации.
  12. На прошитом документе, указанном листе бумаги ставится подпись и печать. Часть подписи и печать должны быть на листе бумаги и на тыльной стороне документа.

Как правильно сшивать документы

Немаловажно соблюдать некоторые требования. Наименование учреждения может меняться. Поэтому при составлении обложки документа необходимо указывать 2 названия. Названия учреждений указываются в именительном падеже. Старое название берется в скобки, новое должно будет находиться под ним.

Обложки для документации бывают трех видов:

  • Стандартная – обычная обложка, которая чаще всего встречается. Размер обложки 229х324 мм, вмещает в себя стандартные листы (в основном А4).
  • Нестандартная – применяется, если формат документов имеет необычный размер.
  • Для долгого хранения – такие обложки делают из прочного картона для более длительного хранения. Они должны быть плотными и износостойкими.

2. Комплектация.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Каждый прошитый документ обязан иметь свою опись, в которой требуется указать:

  • организацию и название документа;
  • дату подшивки и срок хранения;
  • подробную аннотацию (цель хранения, содержание, количество страниц и другие важные примечания);
  • количество документов и подпись с указанием ФИО.

Если вместо шила использовать дырокол, то прокола для сшива получается два. В этом случае начиная сшив документа необходимо оставить сантиметров 7 нити, не протягивая иголку с ниткой до конца, так, чтобы с того прокола, с которого мы начинаем сшивать, свисал кончик нитки.

Как правильно прошивать и заверять документы

Для повышения надежности сшива можно сделать четыре прокола. В этом случае сшивать следует начинать со второго сверху отверстия, потом в верхнее и затем опять во второе сверху. Затем в третье отверстие и после этого с тыльной стороны в четвертое. Заканчиваем сшив документа продевая иголку в третье отверстие с лицевой стороны.

  • не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
  • допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.
Еще почитать:  Что такое днт в торренте

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

Нестандартные обложки изготавливаются для документов большего размера. Для сшивания же документов длительного хранения (от 25 лет и выше) используются обложки из плотного картона. В случае сдачи дела в государственный архив необходимо использовать обложки из специального бескислотного картона.

Как правильно сшивать документы

  1. Подготовка документов. На этом этапе документы необходимо разложить в правильном порядке, пронумеровать их карандашом в правом верхнем углу и сделать отверстия (дырки). Отверстия можно делать дыроколом или шилом. Если документ состоит из нескольких листов, можно просто прокалывать иголкой с ниткой. В случае, когда пачка документов для прошивки настолько толстая, что дыроколом воспользоваться затруднительно, можно воспользоваться шилом или даже острым гвоздем с молотком. Чаще всего используют вариант с тремя проколами, реже — с двумя. Для особо важных документов, с целью защиты их от подмены, можно использовать прошивку через пять отверстий — самый надежный вариант. Располагаться отверстия должны слева, в середине свободного поля. Расстояние от одного отверстия до другого, как правило, составляет 3 см.
  2. Сшивание документов. Для прошивки документов принято использовать банковский шпагат или прошивные нитки ЛШ-210. Однако можно использовать и любую другую суровую нить. Если документ состоит их нескольких листов, можно сшить его и обычной ниткой, сложенной вдвое. Начинать прошивку нужно с тыльной части среднего отверстия. Как правило, прошиваются документы дважды — для прочности. В конце нитка выводится на тыльную сторону из центрального отверстия и завязывается узелком.
  3. Заверение сшитого документа. Для заверения необходимо подготовить небольшой листочек-наклейку размером 4 на 5−6 см, где будет указано, сколько листов прошито в документе (цифрами и прописью), должность, фамилия и инициалы заверившего. Данный листочек наклеивается на узелок и нитки так, чтобы концы ниток оставались свободными. Далее заверяющий должен поставить свою подпись и печать (при ее наличии). Подпись и печать нужно ставить так, чтобы края их выходили за границы наклейки.

Как же быть, если вы не знаете, как правильно сшить документы нитками, или же не имеете времени на выполнение этой задачи? Чтобы облегчить работу по прошивке или брошюровке большого количества документов, было разработано особое устройство, представляющее собой гибрид сверлильной и швейной машинки. Речь идет не о производственном, а о компактном станке, способном прошить за 5 минут до 500 листов. Как правило, это электрические или полуавтоматические аппараты. На полотно укладываются документы, затем делается иглой или сверлом отверстие, через которое машинка продевает нить.

Еще почитать:  Налог на прибыль как считается

Инструкция по сшиванию документов

  • собственно документы;
  • суровые нитки черного цвета или банковский шпагат;
  • иголку;
  • дырокол;
  • лист папиросной бумаги размером примерно 4 на 6 см, который вы приклеите к готовой подшитой книге документов, чтобы написать на нем все необходимые данные;
  • канцелярский клей;
  • если требуется – печать.

Комплектация рассортировать документы в пачки не более 250 листов с толщиной не более 4 см
в начало каждой пачки положить лист для внутренней описи
добавить к каждому блоку по чистому листу для сопроводительной надписи Нумерация специальным нумератором или черным карандашом проставить номера страниц в правом верхнем углу лицевой стороны
подшитый за середину лист нумеровать за два листа
иллюстрации пронумеровать на оборотной стороне листа Подготовка составить опись
готовую опись вклеить на обложку или подшить с остальными документами
подготовить материалы для скрепления (капроновые или суровые нитки, канцелярский клей, шило, картон) Обложка для документов длительного хранения выбирается твердый картон (формат зависит от формы подшиваемых бумаг)
указать на обложке сведения об организации, виде документов, сроках хранения, количестве листов и дате подшивки Пробивка отверстий отверстия делаются шилом или обычным дыроколом
место для отверстий – на полях слева с отступом от края в 1,5-2 см, с расстоянием меж соседними проколами около 3 см, и строго по вертикали Прошивка документы длительного хранения прошиваются насквозь вместе с обложкой
обычные бумаги подшиваются с листа, следующего за переплетом
прошиваются листы дважды

Как нужно правильно прошить документы нитками (фото) в 2018 году

  1. Удалить из документов скобки и скрепки.
  2. Уложить ровно листы и проверить нумерацию.
  3. Используя шило или дырокол и отступив от края сделать два отверстия.
  4. Пропустить нить через оба прокола и связать концы ее с тыльной стороны.
  5. Связать кончики нитей.
  6. На часть узла наклеить прямоугольник из плотной белой бумаги либо из папирусной бумаги (при хранении более 10 лет).

Правила нумерации страниц в документах одинаковы для всех видов документов. Когда номера будут находиться на своем месте, необходимо составить заверительную надпись. В ней должна присутствовать информация о количестве листов в деле, в каком они состоянии и когда была начата нумерация.

Как правильно прошивать документы ниткой: образец с пошаговыми фото

Выделяют два вида обложек — обычные и для длительного хранения. 1 вид изготавливают из картона. Он стоит недорого, однако быстро изнашивается и теряет защитные свойства. Если бумага передается в хранилище на длительный промежуток времени, лучше выбрать обложки для длительного хранения. Их изготавливают из твердого материала.

  • наименование документа;
  • дата, когда опись составили;
  • короткая аннотация;
  • опись, которая представляет собой таблицу с данными о порядковом номере, дате и названии, примечания;
  • количество листов, цифры указываются как числами, так и буквами;
  • подпись делопроизводителя.

Как сшивать документы нитками для налоговой и в архив: пошаговая инструкция

Прошивание на три отверстия — это один из самых распостраненных видов сшивки. Технология сшивания документов это не новинка, еще в древние времена именно с помощью иголки и ниток сшивали книги, работы и прочие бумаги. Сегодня прошивка значительно не изменилась, как ее сделать предоставлены фотографии пошаговго процесса сшивания.