Административное право        10 сентября 2018        69         0

Регистрация дополнительных соглашений к трудовым договорам

При приеме на работу сотрудник заключает трудовой договор, а при необходимости внести изменения в него – дополнительное соглашение. Трудовой договор – важная форма сотрудничества между работодателем и работником. Журнал для регистрации трудовых договоров призван упорядочить ведение документации, связанной с подобными соглашениями. Кадровикам и предпринимателям полезно ознакомиться с основными положениями, регулирующими правила заполнения и ведения данного журнала.

Журнал для регистрации трудовых договоров: правила и образец заполнения

На последней странице журнала делается надпись о том, что данный журнал закрыт, опечатан и сдан в архив. Указание даты обязательно. Также пишут количество заполненных страниц и номера договоров (первый столбец). Затем следует должность и фамилия ответственного лица и основание – приказ, решение либо распоряжение (его дата и номер).

Документ бумажного вида должен быть прошит, пронумерован и обязательно заверен руководителем организации. При регистрации трудового договора в графы вносятся все сведения, после чего журнал дается на подпись сотруднику. Для регистрации сотрудников, работающих по контракту, лучше завести отдельную графу. Важно уделить внимание заполнению последней страницы: здесь указывается дата закрытия журнала, дата сдачи его в архив. Он может быть закрыт и досрочно — в том случае, если кадровый работник обнаружил ошибки в заполнении, сразу происходит списание его в архив с указанием причины.

Регистрация дополнительных соглашений к трудовым договорам

Ведение Журнала регистрации трудовых договоров не регламентировано какими-либо документами, поэтому оформление и ведение книги выполняется в соответствии с общими требованиями делопроизводства. Журнал должен иметь твердую обложку и переплет. Все страницы необходимо пронумеровать.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Журнал регистрации трудовых договоров и доп

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Во многих организациях, исходя из отсутствия запрета на продление срочного трудового договора в ТК РФ, работник пишет заявление о своем согласии продлить срок трудового договора. Далее работодатель и работник заключают дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором меняется условие о сроке трудового договора, и на основании этого издается приказ (распоряжение) о продлении трудового договора. В практике встречаются случаи, когда в срочный трудовой договор включаются условия о возможной его пролонгации на основании заявления работника. Некоторые работодатели кроме дополнительного соглашения к трудовому договору больше никаких документов не оформляют.

Еще почитать:  С какого возраста выдается инн

Дополнительные соглашения к трудовому договору

А именно согласно ч. 1 ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Следовательно, соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора должно быть составлено в письменной форме, что также следует из ст. 72 ТК РФ, в двух экземплярах — по одному для работодателя и работника. Факт выдачи работнику экземпляра соглашения об изменении условий трудового договора должен быть подтвержден соответствующей подписью работника на экземпляре соглашения, хранящемся у работодателя.

Доп. соглашение к трудовому договору (об изменении условий трудового договора) оформляется в том же порядке, что и трудовой контракт и только при наличии взаимного согласия соискателя (ст. 72 ТК РФ). И, как уже говорилось, не должно быть прямых конфронтаций с действующими нормами трудового права.

Как оформить дополнительное соглашение к трудовому договору

  • дополнить подпункт 4 пункта 13 абзацем «е», где указано — далее отражаются уточняющие нововведения;
  • параграф 3 пункта 4 дополнить фразой… — какой именно;
  • дополнить трудовой договор №23441 пунктом 102 , следующего содержания — далее должно быть указано, чему посвящен упомянутый пункт.

Совет: нумеруйте и прошивайте бумажные журналы учета договоров. Это нормальная практика ведения подобной документации. При этом помните, что содержащиеся в журнале сведения – это персональные данные. Поэтому рекомендуем внимательно относиться к хранению журнала. Срок хранения – 75 лет (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Журналы регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Кадровая служба обязана вести журнал регистрации трудовых договор и дополнительных соглашений к трудовым договором. Обязательно ли вести два журнала или информацию можно обобщить в одном? Являются ли эти документы обязательными? Существует ли универсальный образец? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в нашей статье.

  1. № записи
  2. Трудовой договор, в который вносится изменение/номер
  3. Трудовой договор, в который вносится изменение/дата
  4. Трудовой договор, в который вносится изменение/Ф.И.О.
  5. Соглашение/дата
  6. Соглашение/номер
  7. № измененного пункта
  8. Содержание изменений (дополнений)
  9. Изданные на основании соглашения документы
  10. Примечание
Еще почитать:  Какие документы нужды для замены пампорта

Журнал регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам

Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. При этом недостающие сведения не вносятся непосредственно в текст трудового договора, а оформляются отдельным приложением к трудовому договору, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора — Дополнительное соглашение к трудовому договору. Все дополнительные соглашения к трудовым договорам составляются в 2-х экземплярах и регистрируются в Журнале регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам.

Ведение журнала учета не является обязательным требованием кадрового документооборота, но обеспечивает достоверный учет данных и архивацию. Дополнительное соглашение хранится одновременно с основным договором с исполнением сроков, обязательных для архивации форм, подтверждающих трудоустройство и получение вознаграждения.

Порядок регистрации трудовых договоров и соглашений к ним

Указание в реквизитах аббревиатуры «б/н» не является удобным для учета данных. Наиболее распространенным в применении является вариант использования порядкового номера договора с указанием месяца и года составления документа. В ряде случаев в номере имеется индекс «К», указывающий на кадровую принадлежность договора. На предприятиях с большим количеством работников и текучестью кадров разрабатывается более сложная система нумерации.

  • это гораздо удобнее, чем держать все оригиналы документов на столе;
  • книга регистрации трудовых договоров может понадобиться, если возникнет конфликт между работником и работодателем;
  • с помощью этих записей кадровый работник может быстро выдать любую требующуюся справку.

Регистрация дополнительных соглашений к трудовым договорам

  • 1 графа – номер регистрации трудового договора;
  • 2 графа – дата заключения соглашения;
  • 3 графа – номер самого трудового договора;
  • 4 графа – ФИО сотрудника;
  • 5 графа – должность или специальность;
  • 6 графа – наименование отдела или структурного подразделения;
  • 7 графа – срок действия трудового соглашения;
  • 8 графа – характер работы (совместительство, основная работа и т. д.);
  • 9 графа – дополнительные соглашения;
  • 10 графа – примечания.

В соответствии с нормами делопроизводства регистрации подлежат все документы, требующие ответа, исполнения или используются в справочных целях. Регистрация в соответствующем журнале необходима для учета количества документов, контроля их исполнения, обеспечения их сохранности и обеспечения поиска документов. Именно поэтому организации необходимо вести журналы регистрации приказов, трудовых договоров, выдачи командировочных удостоверений, личных дел, карточек учета отпусков, выдачи справок, учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Журнал регистрации трудовых договоров: вопросы и ответы

В рассматриваемом случае журнальная система регистрации может подтвердить факт создания документа. Для того чтобы журналы учеты могли при возникновении конфликтной ситуации послужить доказательством того, что документ был создан в определенный момент времени, рекомендуется соблюдать некоторые правила оформления данных журналов: