Административное право        30 августа 2018        39         0

Какими аргументами можно подтвердить необходимость автоматизации кадрового делопроизводства в компании

Наряду с личным листком по учету кадров применяется аналогичная учетная форма – анкета. Она имеет расширенные вопросы по некоторым пунктам (вопросы об изменении фамилии и пр.). Кроме того, анкета подписывается после проверки данных, указанных в анкете, работником кадровой службы.

Автоматизация кадрового делопроизводства

Второй — Федеральный закон РФ № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации». На основании этого закона строится вся работа кадровой службы с персональными данными сотрудников. Например, решается вопрос о том, каким образом будет обрабатываться и где будет храниться информация, полученная от сотрудника при его поступлении на работу.

Делопроизводство в кадровой службе

Существенным недостатком современной системы документирования кадровой службы является то, что она во многом построена на основе отдельных актов различных ведомств, зачастую не увязанных между собой в областях трудового законодательства, гражданского права, учета, статистики и пр. Ведомства эмпирически занимаются как созданием нормативно-методической базы, так и построением на ее основе форм документов исходя из своих ведомственных функций и задач. Отсюда и возникают принципиальные отличия в формах документов по кадрам. Одна из главных причин такого положения — отсутствие в государстве федерального органа или центра, координирующего создание и функционирование нормативно-методической базы документирования.

Автоматизация делопроизводства

Также стоит отметить, что принципиальная разница заключается и в подходе обеих сторон к тому, что представляет собой система автоматизации документооборота. Западные системы направлены на то, чтобы обеспечивать полную автоматизацию и последующую поддержку различных сквозных бизнес-процессов, происходящих внутри организации, в то время как преимущественное большинство отечественных программ автоматизируют только определенные функции.

Автоматизация документооборота на предприятии

Подводя итоги, можно сказать, что для долговременной удобной работы необходима многофункциональная, самостоятельная сетевая кадровая программа, созданная для “Windows 95/95OSR*/98/NT/2000”, с развитым сервисом и возможностью стыковки с другими системами, мощным штатным расписанием, комплектом шаблонов и простым интерфейсом, что значительно сужает круг подходящих предложенийТаким образом, в крупных организациях предпочтение может быть отдано интегрированным системам, и, прежде всего, системе “Orakl-Кадры”, основными отличительными чертами которой являются:

Системы автоматизации кадрового документооборота

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, набавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом. Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно.

Автоматизация кадрового делопроизводства на примере ООО ИФК Астрстройинвест

Словарь кадрового делопроизводства. Интрасеть (или intranet) — это частная корпоративная сеть, использующая программные продукты и технологии Internet, например web-сервер. Интрасети могут быть изолированы от внешних пользователей Internet с помощью брандмауэров или просто функционировать как автономные сети, не имеющие доступа извне. Обычно компании создают интрасети для своих сотрудников, однако полномочия на доступ к ним иногда предоставляются деловым партнерам и другим группам пользователей.

Еще почитать:  Когда можно вернуть кровать в магазин если она не понравилась использовании

Выбор программного продукта

Третье – формирование отчетов. Это то, чего всегда хочется, но бывает, делается вручную, потому что остаются переживания «а вдруг система ошибется?». Точность и подробность отчетов, напрямую зависит от того какой объем данных будет вводиться в систему. При вводе данных нужно помнить, что в дальнейшем это позволит оперативно справиться с отчетами.

Подводные камни

1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов
Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:
1. теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители организации или отделов, специалисты и квалифицированные сотрудники) и
2. пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив).
По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока — документопотока:
• документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% — заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям.
• документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного отдела в другое (договоры, ОРД (организационно-распределительный документ отдела кадров), инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.)
• документопоток исходящих документов — информация направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)

Автоматизация системы документооборота в компании ЗАО “Эквивалент” (Диплом)

· При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери, и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа — достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. По мнению компании DELPHI (проводившую оценку эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами) — около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется, и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их. Компания Coopers&Lybrand оценивает, что организации делают в среднем 19 копий каждого документа и что почти 7.5% всех документов теряется безвозвратно.

Еще почитать:  Многодетные семьи льготы 2018 таганрог

Для чего нужна автоматизация делопроизводства

Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные. Организационная деятельность выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты [8].

Какими аргументами можно подтвердить необходимость автоматизации кадрового делопроизводства в компании

Очень важным фактором является сопровождение системы. Пакеты управления кадрами менее подвержены изменениям, чем модули расчета зарплаты, но, тем не менее, должны также своевременно и качественно сопровождаться. Этот вопрос должен подробно обсуждаться при переговорах с потенциальными подрядчиками работ по внедрению программы.

Автоматизация системы управления кадрами предприятия

— экономию средств на расходные материалы (бумагу), на оборудование (копировально-множительную технику и расходный к ней материал), на доставку информации в бумажном виде, на хранение бумажных документов (в т.ч. физическое освобождение места). И всё это только благодаря использованию технологии обработки документов в электронной форме);

Оптимизация процесса автоматизации кадрового делопроизводства

Например, «Правила внутреннего трудового распорядка». Нельзя согласиться с заявлением руководителя какой-нибудь коммерческой фирмы, который говорит: «Зачем нам правила внутреннего распорядка? Это ведь «совковая» бумага, мы живем по другим законам!» Мало того, что такой руководитель нарушает требования ТК, – он лишает себя нормальной юридической базы для решения производственных и дисциплинарных вопросов в рабочем порядке. На каком основании он может указать работнику на недопустимость опозданий или прогулов? Только на основании соответствующего документа, а именно правил внутреннего трудового распорядка, которые он пренебрежительно именует «бумажкой». Предъявив сотруднику правила внутреннего распорядка, вы должны получить от него письменное подтверждение в ознакомлении и согласии. Расписка работника подтверждает, что он с документом ознакомился и обязуется его выполнять.

Ведение кадрового делопроизводства

1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Кадровая документация на предприятии